予防法務ジャーナル「そよ風」☆ｅ

日本のビジネスが変わる！
文書の電子保存が原則すべて可能に
ｅ－文書法の制定～Ｈ17.4.1スタート～

　１９８０年代、日本製品は高い技術力に支えられて「ジャパン・アズ・ナンバーワン」ともてはやされていました。ところが１９９０年代、世界は製造業から知識産業へと大きく動いていく中で、日本は次第に取り残されていったのです。社会のＩＴ（情報技術）化を加速度的に進めなければ世界に取り残されてしまう──２００５年までに日本を世界最先端のＩＴ国家にすることをめざして、あらゆる分野で取り組みが進められ、それを支えるための法整備が矢継ぎ早に行われてきました。
　今回ご紹介する「ｅ－文書法」もその一環です。

文書の保存コストを大幅に削減しよう

　法律で作成や保存が義務づけられている文書は、実に膨大なものがあります。税務関係書類だけでも、その保存コスト（保管・運搬等の費用）は年間約３０００億円に達するといわれます（経団連試算）。こうした文書の保存コストを軽減するために制定されたのが「ｅ－文書法」です。
　この新法により、法律等で義務づけられた書面を、コンピュータなどＩＴ技術を利用して、電磁的方法で保存することが正式に認められました。そのための共通事項を定めたのが「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」、そしてそれだけでは不十分な例外事項について規定整備を行うための「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」、この２つの法律をまとめて「ｅ－文書法」と呼ばれます。

免許証・許可証など除きすべて電子保存ＯＫ！

　これまでも、たとえば税務関係書類を作成する際、税務署長の承認を得て、当初からコンピュータでデータを作成していたら、そのまま電磁的記録での保存は可能でした（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）。このほかにも、電子カルテや株式会社の議事録等々、同じように当初からコンピュータで作成していたものについては、そのままの保存が認められる例外的な法規定は徐々に行われてきていました。

　しかし、実際には、税務関係書類だけとっても、見積書・注文書・納品書・領収書あるいは契約書と、相手方と現実に紙でやりとりするものは非常な数にのぼり、これらはすべて紙の原本そのものを紙のまま保存することが必要だったわけです。

　そこで、ｅ－文書法では、原則として、法令（法律・命令等）で保存が義務づけられている文書のすべてについて、電磁的記録として保存することが認められることとなりました。ただ、具体的な対象文書の範囲については、各省庁などが省令レベルで決定することとしています。対象から除外されるのは、基本的に次のような場合だけです。

(a)　訴訟手続きや刑事事件、国・地方税あるいは証券取引・金融先物取引の犯則事件に関して保存が必要な文書
(b)　緊急時にすぐに見られる状態にあることが必要な文書（船舶の安全手引書など）
(c)　法的地位を第三者に示すための文書（免許証・許可証など）
(d)　条約で保存が義務づけられるもので世界的に書面での保存がされている文書（航空関係の点検書類など）

紙の書面はスキャナ保存
改変防止措置等義務づけ

　保存の方法も、各省庁などが省令レベルで決定します。その方法は、大別すると次の２つとなります。

(1)　当初からコンピュータなどで電磁的に作成した文書は書面に印刷することなくそのまま電磁的記録として保存
(2)　原本が紙の文書については、スキャナ等でそのままのイメージデータとして取り込んで電磁的に保存

　もちろん、記録はディスプレイで表示でき、しかも書面に出力できることが条件となります。
　ところで、文書の性格・内容によって、真偽の信憑性など必要とされる度合いはさまざまです。とくに、電磁的記録は改変が容易で痕跡も残さないともいわれます。そこで、その必要な度合いに応じて、文書ごとに、たとえば、消失防止措置をとること、訂正・削除を行ったときその内容を確認できるような訂正履歴の確認ができる措置をとること等々、さまざまな基準が定められました。税務関係書類については、時刻認証とその時点で改ざんされていないことを証明するタイムスタンプを受けることも必要とされています。
　そして、こうした的確な電磁的保存がなされた場合は、書面を保存したのと同等の法的効果が認められることとなりました。

署名・押印に代わって電子署名を付す

　また、電磁的保存が認められたと同時に、それに伴う“作成（記載・記録・調製等）”、“縦覧（閲覧・謄写等）”、“交付（提出・提供等）”の各手続きにおいても、コンピュータ等による電磁的処理がそれぞれ認められました。
　とくに“作成”については、書面なら署名等を要する文書の作成にあたっては、“電子署名”を付すことで署名等に代えることができると定めました（電子署名については「ことば欄」参照）。
　また“交付”に際しては、相手方に、事前にファイル形式など電磁的記録の種類・内容を連絡して、相手方の了承を得たうえではじめて電磁的記録を交付することができます。もし相手方が承諾しないときには、書面での交付が必要です。
　本法では、いずれも、法令で“保存”が義務づけられている文書に限定して、“作成”“交付”についても電磁的処理が認められたものです。あらゆる文書の作成・交付についてコンピュータ化が認められたものではありませんのでご留意ください。

商取引の将来はインターネットで瞬時に

　さらに、本法は、国が制定した法律・命令等に基づいて保存が義務づけられる文書に限った法律で、地方自治体が条例や命令で独自に義務づけるものについては、別途、各自治体ごとに必要な措置をとっていくこととなります。
　今回の法制定により、将来は、郵送・ＦＡＸでの紙の発注書や契約書を使った取引はなくなり、電子データや電子伝票がそのままインターネット上でやりとりされるようになると予想されています。
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　私はアナログ人間だからと逃げてばかりもいられません。ＩＴは一過性の流行ではなく、もはや後戻りできない新時代の基礎といえましょう。そして本来、デジタル技術は、地域・年齢・障害等々を超える力を発揮し、私たちの生活を便利に豊かにする技術なのです。まずは便利さを実感するため、身近なところから始めてみてはいかがでしょう。

［ことば欄］
☆電子署名
　コンピュータなどで作られた文書等の電子的・磁気的情報が、自分自身の作成によるものであることを示すための措置で、その内容が改変されていないかどうかを確認することができるものをいう（電子署名及び認証業務に関する法律（＝電子署名法）２条１項）。
　たとえば、紙の文書に「署名」や「記名・押印」がしてあれば、法的にその文書は真正に成立したものと推定される（民事訴訟法２２８条４項）。これと同様に、電子署名法が平成１３年４月１日より施行されて、電子署名があれば、その電磁情報は法的に真正に成立したものと推定することが認められた（同法３条。ただし、適正に管理されて本人だけが行うことができる電子署名に限る）。この法的な推定規定により、電子商取引や電子政府が飛躍的に発展する礎が築かれたといえる。
　また同法により、その電子署名がその人本人が行ったものであることを証明する「認証」業務についても、一定の基準を満たしている民間業者による認証を「特定認証業務」として認定する制度が設けられて、電子署名への信頼が保証されるシステムがつくられた。
　さらに、平成１６年１月２９日からは、公的個人認証サービスも開始されている。これは、各市町村窓口で電子証明書（有効期間３年、手数料５００円）を受ければ、これを利用して、行政機関等への申請などの際に、電子署名をした人の本人確認をしてもらえる制度である。いわば、住民票・印鑑証明のデジタル版といえる。電子証明書自体も紙ではなく、住民基本台帳カード（ＩＣカード）の中に書き込まれていて、必要なときにパソコンで読み取らせて使用する。
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